Még félig a vasárnap esti ölelésében vagyunk, vagy abban a reggeli őrületben, hogy a gyerek hová rejtette el a fél pár tornacipőjét, amikor ötletelnünk kellene arról az újabb nagyszabású tervről, amit 9:05-kor borított elénk a főnökünk,

A hétfői értekezlet csodálatosságáról mindenki ódákat tudna zengeni, függetlenül attól, hogy a tér melyik felén áll az ember. Főnök vagy beosztott. Éppen. A szerencsésebbek, akik állhattak mindkét oldalon, ők azok, akik valamelyest ügyesebben tudnak lavírozni.

Értekezlet reggel kilenckor

A legtöbb esetben a hétindító megbeszélések hétfő reggel nyolc és tíz óra között kezdődnek. És bár mindenki morog, mert még a csipa ott van a szemében, tehát nincs egy épkézláb ötlete, ez mégis sokkal jobb, mint amikor elkezdi az ember a munkát, már visszalendül a malomkerékbe, és akkor jeleznek, hogy na most tegyen mindent félre. Délben, egykor, kettőkor, amikor meg már majd’ éhen hal az ember egy kiadós ebédért, lassan felszívódó szénhidrát ide vagy oda, pláne nehéz a helyzet.

Vannak olyan szakmák, ahol elengedhetetlenek a reggeli értekezletek. Gondoljuk csak el, ha az orvosok nem ülnének le a kórházban megvitatni, eldönteni, hogy milyen sorrendben műtik meg az operálásra váró betegeket, hanem név szerint tolnák be őket. Néha az elején, olykor meg a végéről kezdve az ABC-ét. Vagy a hajuk színe szerint. Bizonyára nemcsak zűrzavar lenne, hanem annál rosszabb is.

Szerkesztőségi értekezlet

A megyei napilapnál ahol korábban dolgoztam elképzelhetetlen volt, hogy hétfő reggel kilencre ne úgy üljön be egy újságíró, egy szerkesztő, egy fotós az értekezletre, hogy ne tudta volna az elsőtől az utolsó betűig az aznap hajnalban megjelent lap tartalmát. Továbbá ne lett volna a fejében a másnapi újságterv negyede, de inkább a fele.

Úgymint legalább öt mínuszos hír, legalább egy címlap anyag, de nem árt, ha kettő, egy-két publicisztika, jegyzet vagy vitriol műfajában, és három-négy olyan téma, amiről lehet írni pár hasábban negyed, fél napilap oldalnyi terjedelemben. Ez persze akkor volt marha nehéz, amikor kezdő firkászként még uborkaszezon is volt.

Azaz nyár közepe, amikor nagyjából semmi nem történik, aminek hírértéke is lenne. Szerintem, senki nem mert úgy beülni, hogy ne lett volna témája. Ha nem volt, akkor ajánlatos volt valamit ott helyben, menet közben kitalálnia, míg a többiek értekeztek. Mert a napilapnál senki nem kapott témát, ott minden újságírónak magának kellett hoznia, és meggyőznie a szerkesztőséget arról, hogy az, az olvasónak is érdekes lesz.

Nem túlélni, módosítani – A coach segít

A reggeli-, a hétindító-, a záró-, az akármilyen értekezlet, meeting, megbeszélés a legtöbb esetben kínos. Nem segít azon sem a tea, kávé, sós mogyoró, de még a poénok sem. 

– Az idő a legfontosabb erőforrás, aki ezzel jól tud gazdálkodni, az válhat igazán jó vezetővé. Márpedig a legnagyobb felelőssége mindig annak van, aki tartja az értekezletet – hangsúlyozza Zuberecz Dóra life coach, tréner. Ha a felvezetésből már az derül ki, hogy csak azért van ez az értekezlet, mert „szokott lenni”, de nem mozdít semmit előrébb, még csak az együvé tartozás érzését sem erősíti a kollégákban, akkor bizony kínlódás lesz mindenki részéről az egész. Érdemes lehet végig gondolni a következőket:

1. Minden résztvevőnek szüksége van arra, hogy átkapcsoljon a hétvége után a hétköznapi üzemmódba, ne csapjunk bele a lecsóba rögtön, ám ne is keltsük annak az érzését, hogy a nagy semmin fogunk rágódni a következő fél/egy órában. Indíthatunk egy összefoglalóval az előző hétről, ahol kiemeljük a pozitív eredményeket, adott esetben akár személyeket is, és ezalatt „megérkezik” mindenki a családi kirándulás, a vasárnap esti, vagy hétfő reggeli iskolai cuccok összevadászása, a szombat esti baráti traccsparti, vagy koncert hangulatából az értekezletre és könnyebb ráhangolódni a következő napok feladataira.
2. Készüljünk fel! Akár mi tartjuk az értekezletet, akár résztvevőként vagyunk jelen, minden esetben tudjuk, hogy mit várunk tőle. Vezetőként, tudjam, hogy mit akarok átadni, mire vagyok kíváncsi, mi az, aminek mindenképp el kell hangoznia. Ha pedig azt szeretném, hogy ne csak mint a halak, tátogjanak a munkatársaim az értekezleten, akkor törekedjünk arra, hogy bevonódjanak. Kérhetünk rövid beszámolókat, tapasztalat megosztásokat, vagy szimplán visszajelzéseket. Így a résztvevők se azon fognak kattogni, miközben úgy csinálnak, mintha figyelnének, hogy mikor mehetnek már végre ebédelni, vagy bosszankodnak, hogy ezalatt három e-mailre tudtak volna válaszolni, vagy vissza tudták volna hívni a beszállítót.
3. Legyünk lényegre törők! Olyan témákat hozzunk ide, ami az cég egészét, vagy nagytöbbségét érinti. Ne itt akarjuk megvitatni a különböző szakmai csoportokra vonatkozó munkafázisok jelenlegi állását. Arra teremtsünk külön lehetőséget az adott teamnek más időpontban. Úgy egyrészt hatékonyabb is, másrészt pedig nem érzi közben a többi kolléga, hogy feleslegesen ül ott, mert neki semmi köze ehhez. Ha pedig mégis „szenvedői” vagyunk egy ilyen értekezletnek, akkor próbáljuk meg arra használni ezt, hogy még jobban képbe kerüljünk a cégben történő munkafázisokkal. Lehet, hogy így tudom meg, hogy azért olyan feszült a marketinges kolléga, mert ötödjére dobják vissza neki a repiajándék kérelmét, vagy kiderülhet, hogy nem az IT-s a hülye, és azért megy el a net két óránként öt percre, mert technikai fejlesztésre lenne szükség a cégnél.
4. Ne itt akarjunk minden problémát megoldani! Arra tökéletes platform egy hétindító értekezlet, hogy bedobjuk a közösbe az aktuális problémánkat a munkánkkal kapcsolatban, de ne várjuk, és ne is engedjük, hogy az vigye el az időt, hogy a megoldásokat keressük közösen. Arra ugyancsak szűkebb körben, arra a konkrétan érintő munkatársakkal egyeztessünk egy időpontot. De a nehézség felvillantására remek lehetőség. Ám ezt is lényegre törően, és konkrétan tegyük meg. Ne itt akarjuk mindenkivel tudatni, hogy milyen sokat dolgozunk, és mennyi nehezítő körülményünk van, mert ez visszásan is elsülhet a kollégák előtt, a vezető meg úgy érezheti, hogy minősítik, és azt ugye nem nagyon szereti egy főnök sem.

Tudatosan üljünk le

5. Zárásként mindig adjunk lehetőséget arra, hogy bárki felszólalhasson, de ennek legyen egy előre kialakított kerete. A vállalti kultúra részeként, ezeket ki lehet, sőt ki kell mondani, és így mindenki tudja, hogy ha végighallgatja a főnököt, és mindenki mást az értekezleten, akkor lesz két perce arra, hogy elmondja, amit fontosnak tart a munkájával kapcsolatban, és mindenkire tartozik a cégen belül.

6. Valamint, azt se felejtsük el, amit Simon Sinek is megírt már: „Mindenkinek joga van ahhoz, hogy a munkájában kiteljesedjen, hogy reggelente lelkesedéssel gondoljon a rá váró feladatokra, hogy a munkahelyén biztonságban érezze magát, és este azzal az érzéssel térjen haza, hogy hozzájárult valamihez, ami túlmutat az ő személyén… A vezető pozícióban lévőknek kötelességük, hogy olyan környezetet alakítsanak ki, amelyben a gondjaikra bízott emberek úgy érezhetik, részesei valaminek, ami túlmutat rajtuk.”

A hétindító értekezlet pedig ennek tudatosításában, erősítésében remek lehetőség lehet. És még valami, ha nincs miről értekezni, akkor nem kell. Nem attól erősödik a csapatszellem, ha együtt kínlódunk és masszírozzuk a semmit harminc-hatvan percig, ne adj’ Isten órákon át egy tárgyalóban, az irodában vagy a konyhában. Akkor értekezzünk, ha van miről.

Fotó: Unsplash